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甘肅省檔案館紙質檔案數字化成果接收暫行辦法(討論稿)

發布時間:2016-11-08 14:51:33  作者:佚名  來源:網絡  瀏覽次數:

  為加強和規范省直單位紙質檔案數字化成果的集中管理和有效利用,結合甘肅省檔案館實際,特制定本辦法。

  第一條 本辦法適用于省檔案館對省直單位加工制作的紙質檔案數字化成果的接收工作。

  第二條 各單位加工制作的紙質檔案數字化成果,自對應紙質檔案形成之日起滿15年,一并向省檔案館移交。

  第三條 省檔案館接收范圍參照紙質檔案接收范圍執行。

  第四條 各單位應采用不可擦寫DVD光盤或移動硬盤、一式兩套向省檔案館移交(備份)紙質檔案數字化成果。

  第五條 各單位向省檔案館移交(備份)的紙質檔案數字化成果應包括目錄數據和全文掃描圖像數據。

  第六條 各單位移交(備份)的目錄數據必須符合《甘肅省省直單位文書檔案電子目錄結構與交換格式(試行)》的規定,要確保著錄項目與著錄內容的完整、準確與規范。

  第七條移交(備份)省檔案館的數據及材料為四個部分:一是原始圖像的JPG文件;二是掛接利用的多頁圖像PDF文件(要求畫面質量無損);三是目錄數據的DBF文件;四是相關表格。具體內容要求詳見附件1。

  第八條各單位應確保移交(備份)光盤的質量。光盤刻錄完成后,應進行質量檢查,與原始數據校驗,確保備份數據的準確性、完整性、可讀性和安全性;在備份的光盤表面標示備份單位名稱、全宗號、光盤編號,在單片包裝盒上注明光盤內目錄索引信息。

  第九條各單位在進行紙質檔案數字化成果移交(備份)時,應事先做好質量檢查工作;同時提前2個月向省檔案館提出移交(備份)申請,省檔案館在接到申請后10個工作日內,上門協商確定移交(備份)有關事項,并對紙質檔案數字化成果按《甘肅省紙質檔案數字化操作規范(試行)》和《甘肅省文書類檔案電子目錄及全文數據結構與交換格式(試行)》的有關規定開展質量驗收檢查。

  第十條通過驗收確認進館的紙質檔案數字化成果,省檔案館填寫《紙質檔案數字化成果交接登記表》(附件2)和《紙質檔案數字化副本移交(備份)清冊》(見附件3、附件4)一式三份,由雙方簽章確認。

  第十一條各省直單位可對其移交(備份)的紙質檔案數字化成果提出限制利用意見和其他要求,省檔案館必須維護其合法權益。

  第十二條本辦法自印發之日起施行,由甘肅省檔案局負責解釋。

 

   附件一:01備份數據內容及要求.docx

   附件二:02-紙質檔案數字化成果交接登記表.doc

   附件三:03-接收清單-卷.xlsx

   附件四:04-接收清單-件.xlsx

   附件五:光盤標識20161107.doc

   附件六:移交數據光盤封面.pdf

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